Deze pagina beschrijft eerlijk en feitelijk welke persoonsgegevens Reallead verwerkt, waarom, hoe lang, met welke partijen en welke rechten je hebt. Privacy is een kernwaarde van het platform: jouw gegevens blijven binnen het platform en worden alleen gedeeld met wie jij daar toestemming voor geeft.
Laatst bijgewerkt:
Reallead is een tweezijdige marktplaats voor coaching in Nederland/de EU: coaches bieden diensten aan, zoekenden vinden en kiezen een coach. Reallead is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via het platform worden verwerkt. Heb je een privacyvraag, neem dan contact op via het onderstaande adres.
Communicatie tussen coach en zoekende loopt via het platform (chat en berichten in een besloten coachruimte). We beveiligen die communicatie met versleuteling van het verkeer (TLS), strikte toegangscontrole en object-level permissions: alleen de deelnemers van een match hebben toegang tot hun eigen coachruimte, berichten en materiaal.
We zijn hier bewust eerlijk over: "superveilig" betekent bij ons TLS, toegangscontrole en platform-gemedieerde communicatie, maar géén end-to-end-encryptie. Technisch gezien kan het platform berichten dus verwerken om ze te bezorgen. We lezen geen berichten mee voor andere doeleinden, en e-mailnotificaties bevatten nooit de inhoud van een bericht, alleen een signaal met een veilige link.
Bij registratie verwerken we je e-mailadres, gebruikersnaam en wachtwoord (versleuteld opgeslagen), plus je rol (coach of zoekende). We versturen een verificatiemail en bieden optioneel tweefactorauthenticatie via e-mail. Een coachprofiel bevat de gegevens die de coach zelf publiceert: naam, bio, beschikbaarheid, tarieven en pakketten, en eventueel een externe video-introductie (een YouTube-/Vimeo-link; we hosten zelf geen video).
Een coach kan certificaten uploaden ter onderbouwing van kwalificaties. Deze bestanden zijn niet publiek downloadbaar: ze worden opgeslagen buiten de publieke media-map en alleen geserveerd aan de eigenaar en aan beheerders die het profiel beoordelen, via een toegangsgecontroleerde weergave. Uploads worden gecontroleerd op bestandstype en -grootte.
Het platform biedt zelfscans: zelfreflectie- en intakevragenlijsten. Dit kan gevoelige informatie zijn, en we gaan er zorgvuldig mee om: je geeft vooraf toestemming voordat je een zelfscan invult, en coaches krijgen nooit jouw individuele uitslag te zien. Waar een zelfscan op een zorgsignaal wijst, tonen we een doorverwijs-vangnet naar passende hulp. Sommige zelfscans kun je anoniem invullen zonder account; dan koppelen we geen uitslag aan een persoon.
Vul je een zelfscan anoniem in (zonder account), dan bewaren we je antwoorden maximaal 30 dagen in een tijdelijke sessie die via een cookie aan je browser is gekoppeld, niet aan je naam of een account. Na uiterlijk 30 dagen verwijderen we die gegevens automatisch. Maak je binnen die tijd een account en geef je toestemming, dan zetten we je uitslag in je account.
Na een match ontstaat een besloten coachruimte waarin de coach materiaal klaarzet en waarin jullie veilig chatten en berichten uitwisselen. Materiaal staat in afgeschermde opslag; alleen de deelnemers van die ruimte hebben toegang.
Je bepaalt zelf per communicatiekanaal (bijvoorbeeld chat of e-mailnotificaties) waarvoor je toestemming geeft. We werken niet met één alles-of-niets-toestemming: je kiest per kanaal. Standaard staat een kanaal dicht totdat je het openzet (fail-closed).
We houden een activiteitenlog bij dat vastlegt wélke acties plaatsvonden (bijvoorbeeld dat een bericht is verzonden), maar níet de inhoud daarvan. Zo kun je nagaan wat er is gebeurd, zonder dat het log zelf jouw gesprekken bevat.
We meten hoe onze website wordt gebruikt met Umami, een privacyvriendelijk statistiekprogramma dat we zélf hosten binnen onze eigen omgeving. Er gaan dus geen bezoekgegevens naar een extern advertentie- of trackingbedrijf. Umami plaatst geen cookies en respecteert de "Do Not Track"-instelling van je browser: staat die aan, dan meten we jouw bezoek niet.
Ben je ingelogd, dan koppelen we de door jou bezochte pagina's aan je account, zodat ons team per gebruiker kan zien welke pagina's het vaakst zijn bezocht. We gebruiken dit uitsluitend intern om het platform te begrijpen en te verbeteren; deze koppeling begint pas vanaf het moment dat je bent ingelogd. We leggen alleen vast wélke pagina's zijn bezocht, geen chat- of zelfscan-inhoud.
De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van de dienst. Je kunt bezwaar maken tegen deze koppeling of inzage vragen via het contactadres onderaan deze pagina; verwijder je je account, dan verdwijnt ook deze koppeling.
Naast onze eigen, cookieloze statistieken gebruiken we tijdelijk Google Analytics om onze bezoekcijfers te controleren. Google Analytics staat standaard uit: het wordt pas geladen nadat je via de cookiebanner op "Accepteren" hebt geklikt. Pas dan plaatst Google een cookie en worden bezoekgegevens (zoals bekeken pagina's en gebruikte functies, zonder naam of contactgegevens) verwerkt door Google Ireland Ltd., mogelijk op servers buiten de EU.
De grondslag is jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Je kunt die op elk moment intrekken of aanpassen via de link "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina; weiger je, dan meten we alleen anoniem en cookieloos verder. We hebben advertentiefuncties, personalisatie en het delen van gegevens voor eigen doeleinden van Google uitgeschakeld en met Google een verwerkersovereenkomst gesloten. De bewaartermijn in Google Analytics is beperkt tot 14 maanden.
Berichten, zelfscan-inhoud en alles binnen je coachruimte vallen hier nadrukkelijk buiten: daar meet Google Analytics niet.
Op onze publieke pagina's staat rechtsonder een knop "Hulp bij kiezen". Daarachter zit een keuzemenu, geen chatbot en geen mens: je klikt op knoppen en komt zo op de juiste pagina uit. Er wordt niets van dat gesprek opgeslagen en er gaat niets naar een andere partij. Terwijl je een zelfscan invult, in je coachruimte, in je berichten en op deze pagina verschijnt de knop niet.
Sluit je het venster, dan onthoudt je browser dat in de sessieopslag onder de naam "rl-wegwijzer-dismissed". Dat is een functionele voorkeur van jou, hij bevat geen persoonsgegevens en hij verdwijnt zodra je het tabblad sluit.
Alleen op het pad voor werkgevers kun je zelf om contact vragen. Doe je dat, dan vragen we je naam, je organisatie en je e-mailadres, en pas nadat je het aparte toestemmingsvinkje hebt gezet bewaren we die gegevens om je vraag op te volgen. Zonder dat vinkje versturen en bewaren we niets.
Onze nieuwsbrief ontvang je alleen als je je daar zelf voor hebt aangemeld, en onderaan elke nieuwsbrief staat een afmeldlink die zonder inloggen werkt. Coaches op Reallead kunnen daarnaast, uitsluitend met jouw aparte aanmelding per coach, een eigen nieuwsbrief aan hun cliënten sturen; ook daarvoor geldt: één klik en je bent af.
Of je onze e-mails opent en waarop je klikt, meten we alleen als je daar apart en uitdrukkelijk toestemming voor geeft (via "Privacy & toestemmingen" in je account). Zonder die toestemming bevatten jouw e-mails geen meetpixel en geen meet-links. Je ontvangt precies dezelfde inhoud, er wordt alleen niets gemeten. Standaard staat deze meting uit.
Geef je wél toestemming, dan leggen we alleen vast dát een e-mail is geopend of dat op een link is geklikt, zonder locatie- of apparaatgegevens, en bewaren we dit hooguit 90 dagen. Dezelfde toestemming geldt voor nieuwsbrieven die je coach je via Reallead stuurt: ook die worden zonder jouw toestemming niet gemeten. Je toestemming intrekken kan altijd, en werkt direct voor alle volgende e-mails.
De werkgever-inzage is op dit platform geactiveerd, binnen de onderstaande harde grenzen.
Als een werkgever een medewerker aanmeldt voor coaching, houdt de medewerker volledig de regie. De werkgever meldt alleen een e-mailadres aan; de medewerker maakt zelf een account aan en geeft zelf toestemming, of weigert die. Een werkgever kan nooit namens iemand een account of toestemming aanmaken.
Een werkgever kan hoogstens een grofmazige coaching-status op hoofdlijnen opvragen (zoals "uitgenodigd" of "training loopt"), en uitsluitend zolang de medewerker daar actief toestemming voor geeft. Intrekken werkt onmiddellijk. Een werkgever ziet nooit de inhoud: geen zelfscan-uitslagen, geen chat- of mailinhoud, geen naam van de coach en geen hulpvraag. Elke geslaagde statusinzage wordt zichtbaar gelogd in het activiteitenlog van de medewerker.
Betaalt je werkgever jouw traject uit een ingekochte regeling, dan wordt je werkgever ontvanger van twee gegevens: je naam en de datum waarop die plek aan jou is toegewezen. Meer krijgt hij van ons niet, en alleen iemand met een bevestigde functie als HR Manager of CEO kan die lijst opvragen. Wat je in de coaching bespreekt blijft er volledig buiten, en het moment waarop je coaching feitelijk begon staat er nooit bij. We doen dit op grond van een gerechtvaardigd belang: je werkgever moet kunnen controleren waar zijn budget aan is besteed. Je kunt hiertegen bezwaar maken via privacy@coachloket.com; honoreren we dat, dan verdwijnt je regel uit dat overzicht en blijft de rest van je account ongewijzigd.
Daarnaast kan een werkgever een overzicht op groepsniveau zien: aantallen medewerkers per fase (bijvoorbeeld aangemeld of training afgerond). Daarin tellen uitsluitend medewerkers mee die zelf actieve toestemming voor statusdeling gaven; zonder die toestemming tel je nergens in mee en is dat niet te onderscheiden van "nog niet gestart". Het overzicht bevat nooit namen, e-mailadressen of inhoud. Bekijkt je werkgever het groepsoverzicht terwijl jouw toestemming actief is, dan zie je daarvan een regel in je eigen activiteitenlog. Wees je er wel van bewust: bij een klein team kan een groepsgetal in de praktijk naar één persoon te herleiden zijn, en het intrekken van toestemming kan zichtbaar zijn als een verandering in een groepsgetal.
Betaalt je werkgever jouw traject uit een ingekochte regeling, dan kun je apart toestemming geven om je coachuren te laten meetellen in een totaal dat je werkgever ziet. Dat totaal is één getal over alle medewerkers die deze toestemming gaven: hoeveel coachuren er zijn geleverd, en over hoeveel trajecten die verdeeld zijn. Namen, sessiedata, je aantal uren en je aantal sessies staan er nooit bij, en er is geen uitsplitsing naar afdeling of vestiging. De cijfers worden één keer per maand bijgewerkt; de peildatum staat erbij. Deze toestemming staat helemaal los van de toestemming voor statusdeling: gaf je die eerder, dan telt dat hier niet mee en tel jij pas mee zodra je deze keuze zelf en apart maakt. Trek je in, dan tellen je uren vanaf dat moment niet meer mee, ook niet over de periode die al voorbij is. Wees je er wel van bewust: gaven weinig collega's deze toestemming, dan kan zo'n totaal in de praktijk over jou alleen gaan, en kan het opvallen als het daalt doordat jij intrekt. We verbergen deze cijfers niet bij kleine groepen. Bekijkt je werkgever de groepscijfers terwijl jouw toestemming actief is, dan zie je daarvan een regel in je eigen activiteitenlog.
We bewaren je gegevens zolang je account bestaat en zolang dat nodig is voor de dienst. Je kunt je account zelf laten verwijderen via Accountinstellingen → Beveiliging → Account verwijderen. Je hebt daarna 30 dagen bedenktijd: je account is direct op slot en niet meer zichtbaar voor anderen, maar er is nog niets gewist. Trek je het verzoek binnen die 30 dagen in, dan staat alles er weer precies zoals je het achterliet.
Na die 30 dagen wissen we je naam, e-mailadres en wachtwoord, je profiel en profielfoto, je eventuele coachprofiel met tarieven, beschikbaarheid en certificaten, je zelfscan-uitslagen, de hulpvraag die je bij aanvragen schreef, je notificatievoorkeuren en al je sessies. Bestanden die je zelf uploadde, verwijderen we ook fysiek van onze servers. Dit kan niet worden teruggedraaid.
Een klein deel bewaren we wél, omdat de wet dat verlangt (art. 17 lid 3 AVG). Dat zijn je facturen en betalingen (7 jaar, fiscale bewaarplicht: op een factuur moeten je naam en adres wettelijk blijven staan), het bewijs van je toestemmingen (ten minste 1 jaar, waarbij we je e-mailadres meteen versleutelen tot een onleesbare code) en onze beheer- en impersonatielogboeken (2 jaar, zodat controleerbaar blijft wat onze medewerkers met accounts hebben gedaan). Wat we bewaren, koppelen we los van je account: er staat geen verwijzing naar je persoon meer bij, en het komt niet meer voor in schermen die jij of andere gebruikers kunnen zien.
Gegevens die niet alleen van jou zijn, gooien we niet weg, maar je naam verdwijnt eruit. Berichten die je stuurde blijven leesbaar voor de persoon aan wie je ze schreef, met "Verwijderde gebruiker" als afzender; bestanden die je meestuurde gaan wel weg. Beoordelingen die je schreef blijven staan zonder je naam. Coachruimtes blijven bestaan zolang de tegenpartij daar recht op heeft: verlaat een coach het platform, dan houdt zijn cliënt nog toegang tot het klaargezette materiaal tot de bewaartermijn voor coachruimte-materiaal verstrijkt. Reden: het recht op wissing is geen recht om de gegevens van een ander te laten verwijderen. Vind je dat een specifiek bericht of een beoordeling óver jou toch weg moet, neem dan contact met ons op; dat beoordelen we apart.
Ben je via je werkgever bij Reallead gekomen, dan bewaren we de uitnodiging zelf als administratie van die werkgever. Een uitnodiging die nog openstond, verwijderen we helemaal. Van een uitnodiging die je al had geaccepteerd, vervangen we je e-mailadres door een onleesbare code; de organisatie, de datum en de status blijven staan. Heeft je werkgever bij die uitnodiging een eigen kenmerk meegegeven (bijvoorbeeld een personeelsnummer), dan laten we dat ongewijzigd: dat is een gegeven van je werkgever, en daarvoor is je werkgever zelf verwerkingsverantwoordelijke. Wil je dat laten verwijderen, wend je dan tot je werkgever.
Het opruimen van openstaande uitnodigingen aan jouw e-mailadres kan alleen als je dat adres eerder hebt bevestigd. Zolang een adres niet is bevestigd, is er voor ons geen bewijs dat het bij jouw account hoort, en laten we uitnodigingen aan dat adres met rust, zodat we nooit per ongeluk een uitnodiging verwijderen die eigenlijk voor iemand anders bedoeld was. Uitnodigingen die je zelf hebt geaccepteerd, koppelen we altijd los van je account, ongeacht of het adres bevestigd was.
Verwijderde gegevens kunnen nog korte tijd in onze back-ups zitten. We gebruiken ze daar niet meer voor en zetten ze niet terug; ze verdwijnen zodra die back-ups verlopen. Je kunt je later gewoon opnieuw aanmelden met hetzelfde e-mailadres. Je begint dan met een leeg account, je oude gegevens komen niet terug.
Reallead schoont gegevens automatisch op volgens vaste bewaartermijnen. Hieronder zie je de termijn die op dit moment geldt per gegevenstype.
Onder de AVG heb je een aantal rechten. Zo maak je ze bij Reallead uit:
Eén ding staat bewust niet in die export: de tekst van berichten die anderen aan jou hebben geschreven. Van je eigen berichten krijg je de volledige tekst; van ontvangen berichten alleen het tijdstip, of de afzender coach of zoekende was, en of er een bijlage bij zat. Wat iemand anders schrijft, zijn diens persoonsgegevens en niet die van jou, en een gesprek in een coachruimte is besloten. Je raakt niets kwijt: je kunt het gesprek gewoon in Reallead blijven teruglezen. Wil je meer inzien dan de export geeft, dan kun je een inzageverzoek doen via het contactadres onderaan deze pagina.
We schakelen een beperkt aantal verwerkers in. Alleen wat we daadwerkelijk gebruiken:
Voor betaalde abonnementen werken we samen met Mollie als betaaldienstverlener (verwerker). Je kunt betalen met iDEAL of creditcard. Je vult je betaalgegevens rechtstreeks in de beveiligde omgeving van Mollie in. Reallead ziet en bewaart dus géén kaart- of rekeninggegevens.
Van een betaling bewaren wij bij Reallead uitsluitend: het betaal-id van Mollie, het bedrag, de status (bijv. betaald/mislukt), het tijdstip, en bij een doorlopend abonnement het klant-, machtigings- en abonnementsnummer van Mollie en het type betaalmethode (bijv. "iDEAL"), gekoppeld aan je account en het gekozen abonnement. We gebruiken dit om je toegang tot betaalde onderdelen te bepalen, om de automatische afschrijving aan je account te koppelen en voor onze administratie. Voor de gegevens die Mollie zelf verwerkt, geldt het privacybeleid van Mollie.
Deze betaal- en administratiegegevens bewaren we niet langer dan nodig, met inachtneming van de wettelijke (fiscale) bewaartermijnen. Bij een betaald abonnement geef je via je eerste betaling een machtiging voor automatische afschrijving per gekozen periode. Die machtiging ligt vast bij Mollie; wij bewaren zelf alleen de kenmerken die nodig zijn om de afschrijving aan je account te koppelen, nooit je rekening- of kaartnummer. Zeg je op, dan stopt de afschrijving na de lopende periode.
Vragen over privacy of over je gegevens? Neem contact op via privacy@coachloket.com.