De meeste coaches beginnen hun praktijk vanuit het vak: coachen. De administratie eromheen komt daarna, en juist daar gaat het vaak wringen. Aantekeningen in een notitieboek, opdrachten via de mail, een uitslag in een losse bijlage: voor je het weet is het dossier van een cliënt verspreid over drie plekken en weet je zelf niet meer wat waar staat. Dat is onhandig, en zodra het om persoonlijke gegevens gaat is het ook een juridisch risico.
Wat hoort er in een cliëntendossier?
Voor een coachpraktijk is een dossier meestal een combinatie van: de afspraken over het traject (doel, aantal sessies, tarief), je eigen werkaantekeningen, opdrachten en reflecties van de cliënt en de communicatie eromheen. Er is geen wettelijke dossierplicht zoals in de zorg, maar zodra je persoonsgegevens vastlegt, en dat doe je bij coaching vrijwel altijd, geldt de AVG gewoon: je moet kunnen vertellen wat je bewaart, waarom, hoe lang, en je cliënt kan om inzage of verwijdering vragen.
Waar veel coaches tegenaan lopen
E-mail en losse bestanden zijn de gewoonte, en tegelijk de zwakste plek. Een mailbox is niet ingericht op vertrouwelijke trajecten: er staat van alles door elkaar, verwijderen per cliënt is lastig en een verkeerde geadresseerde is zo gebeurd. Wie zijn administratie serieus neemt, wil per cliënt één afgeschermde plek waar het hele traject bij elkaar staat en die je ook weer netjes kunt afsluiten.
Hoe het Coachloket dit oplost
Op het Coachloket werk je per cliënt in een besloten coachruimte, gebouwd volgens de AVG: alleen jij en je cliënt hebben toegang. Chat, mail, opdrachten en materiaal van het traject staan er bij elkaar, gescheiden van je andere cliënten. Zo is je dossier geen losse verzameling bestanden meer, maar een plek die je per traject opent en afsluit. Daarnaast brengt het platform je in beeld bij mensen die actief een coach zoeken; je profiel wordt vooraf geverifieerd, wat vertrouwen geeft aan je toekomstige cliënten.
Zelf aan de slag
Begin met drie vragen: wat leg ik nu vast, waar staat dat, en kan ik het per cliënt terugvinden en opruimen? Wil je dat niet zelf bouwen, bekijk dan hoe het Coachloket voor coaches werkt: je maakt een profiel aan dat wij eerst verifiëren, en voor je plek op het platform betaal je een maandabonnement dat per maand opzegbaar is.