La mayoría de los coaches comienzan su práctica desde la profesión: el coaching. La administración que la rodea viene después, y es precisamente ahí donde a menudo surgen las dificultades. Notas en un cuaderno, tareas por correo electrónico, un resultado en un archivo adjunto suelto: cuando te das cuenta, el expediente de un cliente está disperso en tres lugares y ya no sabes qué está dónde. Esto es incómodo, y tan pronto como se trata de datos personales, también es un riesgo legal.
¿Qué debe incluir un expediente de cliente?
Para una práctica de coaching, un expediente suele ser una combinación de: los acuerdos sobre el proceso (objetivo, número de sesiones, tarifa), tus propias notas de trabajo, tareas y reflexiones del cliente, y la comunicación relacionada. No existe una obligación legal de mantener un expediente como en la atención médica, pero tan pronto como registras datos personales, lo cual ocurre casi siempre en el coaching, el RGPD se aplica: debes poder informar qué guardas, por qué, durante cuánto tiempo, y tu cliente puede solicitar acceso o eliminación.
Lo que muchos coaches encuentran difícil
El correo electrónico y los archivos sueltos son la costumbre, y al mismo tiempo, el punto más débil. Una bandeja de entrada no está diseñada para procesos confidenciales: hay de todo mezclado, eliminar por cliente es difícil y un destinatario incorrecto puede ocurrir fácilmente. Quien toma su administración en serio, desea un lugar único y protegido por cliente donde todo el proceso esté junto y que también pueda cerrarse de manera ordenada.
Cómo Coachloket resuelve esto
En Coachloket trabajas por cliente en un espacio de coaching privado, construido según el RGPD: solo tú y tu cliente tienen acceso. El chat, el correo, las tareas y el material del proceso están juntos, separados de tus otros clientes. Así, tu expediente ya no es una colección de archivos sueltos, sino un lugar que abres y cierras por cada proceso. Además, la plataforma te visibiliza ante personas que buscan activamente un coach; tu perfil se verifica previamente, lo que genera confianza en tus futuros clientes.
Ponte manos a la obra
Comienza con tres preguntas: ¿qué registro ahora, dónde está y puedo encontrarlo y organizarlo por cliente? Si no quieres construirlo tú mismo, echa un vistazo a cómo funciona Coachloket para coaches: creas un perfil que nosotros verificamos primero, y por tu lugar en la plataforma pagas una suscripción mensual que se puede cancelar cada mes.